TUGAS 2

TUGAS 2 (BAB III DAN BAB IV)

1.      Jelaskan apa yang dimaksud dengan kebijakan sistem dan mengapa perusahaan perlu melakukan kebijakan sistem tersebut.

Jawab:

·         Kebijakan sistem merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem.

·         Perusahaan perlu melakukan kebijakan sistem karena Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa : ketidakberesan sistem yang lama, ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan, pertumbuhan organisasi, kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

Untuk meraih kesempatan-kesempatan. Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.

Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah. Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah. 

2.      Jelaskan faktor-faktor apa saja yang perlu direncanakan didalan perencanaan sistem

Jawab:

1.       Merencanakan Anggaran Dana

Seberapa besar dana yang dibutuhkan dalam melakukan pengembangan sistem.

2.      Waktu Yang Dibutuhkan

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pengembangan sistem.

3.      Pemilihan SDM

·         Internal : memberdayakan SDM dari dalam organisasi

·         Eksternal : memilih SDM dari luar organisasi

3.      Jelaskan langkah-langkah di dalam perencanaan sistem

Jawab:

Proses perencanaan sistem dibagi dalam 3 proses utama yaitu:

1.      Merencanakan proyek-proyek sistem, meliputi:

a.        Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan

Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan perusahaan. Ini berarti perencanaan sistem harus diarahkan untuk dapat merencanakan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan sehingga tujuan perusahaan akan tercapai.

b.       Mengidentifikasi proyek-proyek sistem

Menentukan proyek-proyek sistem informasi yang dibutuhkan dalam suatu organisasi.

Contoh : Dalam perusahaan bisnis proyek-proyek sistem informasi dapat berupa sistem informasi untuk :

·         Pengendalian penjualan dan pemasaran

·         Pengendalian distribusi

·         Pengendalian produksi

·         Pengendalian keuangan

·         Pengendalian persediaan

c.        Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem

Sasaran ini merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing-masing proyek sistem.

Contoh : Sistem informasi penjualan, memiliki sasaran :

·         Memberikan pelayanan order kepada pelanggan dengan lebih baik

·         Meningkatkan volume penjualan

·         Menyediakan laporan penjualan yang tepat waktu kepada manajer marketing.

d.       Menetapkan kendala proyek-proyek sistem

Ada 3 faktor kendala :

·         Masalah dana

·         Masalah waktu

·         Mengenai batas peraturan yang berlaku pada perusahaan tersebut

e.        Menentukan prioritas proyek-proyek sistem

Yaitu menentukan proyek-proyek sistem mana yang perlu dikembangkan terlebih dahulu, tentunya proyek-proyek sistem yang sangat diperlukan dan mendesak harus diprioritaskan.

f.         Membuat laporan perencanaan sistem

Isi dari laporan perencanaan sistem tersebut adalah :

·         Latar belakang organisasi

·         Proyek sistem informasi yang direncanakan

·         Sasaran pengembangan sistem informasi

·         Kendala di dalam pengembangan sistem informasi

·         Menentukan prioritas-prioritas proyek sistem informasi

g.       Meminta persetujuan manajemen

2.      Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan, meliputi:

a.        Menunjuk team analis

b.       Mengumumkan proyek pengembangan sistem

3.      Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkan, meliputi:

a.        Melakukan studi kelayakan

Studi Kelayakan : Suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem layak untuk diteruskan atau tidak.

b.       Menilai kelayakan proyek sistem

1.       Kelayakan Teknik :

·         Ketersediaan teknologi yang digunakan

·         Ketersediaan staff ahli di dalam mengoperasikan teknologi yang digunakan

2.       Kelayakan operasi :

·         Kemampuan personil dalam mengoperasikan sistem informasi yang dibuat

·         Kemampuan dari sistem informasi untuk menghasilkan informasi

3.       Kelayakan jadwal :

·         Apakah sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan

4.       Kelayakan ekonomi :

·         Besarnya dana yang diperlukan untuk pengembangan sistem

·         Manfaat yang diperoleh oleh sistem informasi dibandingkan dengan biaya perkembangannya

5.       Kelayakan hukum :

·         Apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang dari hukum yang berlaku

c.        Membuat usulan proyek sistem

d.       Meminta persetujuan manajemen

4.      Jelaskan apa yang dimaksud dengan studi kelayakan dan sebutkan faktor-faktor apa saja yang perlu dilakukan dalam studi kelayakan tersebut.

Jawab:

·         Studi Kelayakan adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau tidak.

·         Faktor-faktor yang perlu dinilai dalam studi kelayakan

a.       Ekonomi Kelayakan

Ekonomi adalah metode yang paling sering digunakan untuk mengevaluasi efektivitas sistem baru. Lebih dikenal sebagai biaya / manfaat analisis, prosedur ini adalah untuk menentukan manfaat dan penghematan yang diharapkan dari sistem kandidat dan membandingkan mereka dengan biaya. Jika manfaatnya lebih besar daripada biaya, maka keputusan dibuat untuk merancang dan mengimplementasikan sistem. Seorang pengusaha yang akurat harus mempertimbangkan biaya versus manfaat sebelum mengambil tindakan.

Biaya studi berbasis: Sangat penting untuk mengidentifikasi faktor-faktor biaya dan manfaat, yang dapat dikategorikan sebagai berikut: Biaya pengembangan dan Biaya operasi. Ini adalah analisis biaya yang akan dikeluarkan dalam sistem dan manfaat diturunkan keluar dari sistem.

Waktu studi berbasis: Ini adalah analisis dari waktu yang dibutuhkan untuk mencapai pengembalian investasi. Nilai masa depan dari proyek adalah juga merupakan faktor. 

b.      Hukum Kelayakan

Menentukan apakah sistem yang diusulkan konflik dengan persyaratan hukum, misalnya sistem pengolahan data harus sesuai dengan Kis Perlindungan Data setempat.

c.       Operasional Kelayakan

Kelayakan operasional adalah ukuran dari seberapa baik sistem yang diusulkan memecahkan masalah, dan mengambil keuntungan dari kesempatan yang diidentifikasi selama definisi lingkup dan bagaimana memenuhi persyaratan diidentifikasi dalam tahap analisis persyaratan pengembangan sistem.

d.      Jadwal Kelayakan

Sebuah proyek akan gagal jika waktu terlalu lama untuk diselesaikan sebelum berguna. Biasanya ini berarti memperkirakan berapa lama sistem akan mengambil untuk mengembangkan, dan jika dapat diselesaikan dalam jangka waktu tertentu menggunakan beberapa metode seperti payback period. Jadwal kelayakan adalah ukuran seberapa wajar jadwal proyek. Mengingat keahlian teknis kami, adalah tenggat waktu proyek yang wajar? Beberapa proyek yang dimulai dengan tenggat waktu tertentu. Anda perlu menentukan apakah tenggat waktu adalah wajib atau diinginkan.

e.       Pasar dan Kelayakan Real Estate

Studi Kelayakan Pasar biasanya melibatkan pengujian lokasi geografis untuk proyek pengembangan real estat, dan biasanya melibatkan bidang tanah real estate. Pengembang sering melakukan studi pasar untuk menentukan lokasi terbaik dalam yurisdiksi, dan untuk menguji lahan alternatif untuk paket yang diberikan. Yurisdiksi sering membutuhkan pengembang untuk menyelesaikan studi kelayakan sebelum mereka akan menyetujui permohonan izin untuk ritel, komersial, industri, manufaktur, kantor perumahan, atau dicampur-menggunakan proyek. Kelayakan Pasar memperhitungkan pentingnya bisnis di area yang dipilih.

f.        Sumber Daya Kelayakan

Hal ini melibatkan pertanyaan seperti bagaimana banyak waktu yang tersedia untuk membangun sistem baru, ketika itu dapat dibangun, apakah itu mengganggu operasi bisnis normal, jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan, dependensi.

g.      Budaya Kelayakan

Pada tahap ini, alternatif proyek yang dievaluasi dampaknya di tingkat lokal dan umum budaya. Sebagai contoh, faktor lingkungan perlu dipertimbangkan dan faktor-faktor ini menjadi terkenal. Selanjutnya budaya perusahaan bisa berbenturan dengan hasil proyek.

h.      Kelayakan Keuangan

Dalam kasus proyek baru, viabilitas keuangan dapat dinilai berdasarkan parameter berikut:

·         Perkiraan total biaya proyek

Pembiayaan proyek dalam hal struktur modal, rasio utang ekuitas dan berbagi promotor dari total biaya

·         Ada investasi oleh promotor di bisnis lain

·         Proyeksi arus kas dan profitabilitas

i.        Produksi

Studi kelayakan output laporan studi kelayakan, laporan yang merinci kriteria evaluasi, temuan penelitian, dan rekomendasi.

5.      a. Jelaskan langkah-langkah di dalam analisa sistem

b. Sebutkan hasil analisis yang meliputi:

·         analisis permasalahan pada sistem informasi akademik

·         sebutkan kebutuhan data dan informasi bagi pihak manajemen dan user pada sistem informasi tersebut.

Jawab:

a.       Langkah-langkah dalam analisa sistem :

1.         Identify: mengidentifikasi masalah

Ada 3 langkah yang harus dilakukan di dalam tahapan ini, yaitu:

a.          Mengidentifikasi Penyebab Masalah

b.          Mengidentifikasi Titik Keputusan

c.          Mengidentifikasi Personil-personil Kunci

2.         Understand: memahami kerja dari sistem yang ada

Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian:

a.          Menentukan jenis penelitian

b.          Merencanakan jadwal penelitian

c.          Membuat penugasan penelitian

d.          Membuat agenda wawancara

e.          Mengumpulkan hasil penelitian

3.         Analyze: menganalisis sistem

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Kita dapat menganalisis:

a.          Kelemahan dari sistem lama tersebut

b.          Kebutuhan informasi bagi pemakai sistem dan pihak manajemen

4.         Report: membuat laporan hasil analisis

Isinya adalah:

a.          Alasan melakukan analisis sistem

b.          Menguraikan permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem lama

c.          Mengidentifikasi penyebab masalah

d.          Mengidentifikasi titik keputusan

e.          Menguraikan penelitian yang dilakukan

f.           Menguraikan hasil analisis

g.          Kesimpulan analisis

b.          Hasil analisis sistem berisi :

1.       Alasan melakukan analisis sistem

2.       Menguraikan permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem lama

3.       Mengidentifikasi penyebab masalah

4.       Mengidentifikasi titik keputusan

5.       Menguraikan penelitian yang dilakukan

6.       Menguraikan hasil analisis

7.       Kesimpulan analisis